Persondatapolitik

Indledning

Denne persondatapolitik gælder for nuværende og tidligere gæster/kunder/leverandører hos Fænø Gods. Som dataansvarlig virksomhed ligger databeskyttelse os meget på sinde. Vi værner om de personoplysninger, som vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til databeskyttelseslovgivningen. Vi giver de personer, som vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehandlinger og om de rettigheder, som man har som registreret. I denne persondatapolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om gæster, kunder og leverandører

1. Dataansvarlig

Fænø Gods er dataansvarlig.
Fænø Gods kontaktoplysninger er:
c/o Møllehegnet Holding – Skouboegruppen
Søgade 12, 6000 Kolding
CVR nr. 71 09 32 12
Tlf. + 45 76 31 00 90
Kontaktperson: Koncerndirektør Søren Bonde
E-mail: sb@faenoe.dk

2. Vores behandlinger af personoplysninger

Fænø Gods håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Fænø Gods indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter. Når en gæst/kunde bestiller og køber én eller flere af Fænø Gods serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Fænø Gods, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Fænø Gods. Det samme gør sig således også gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Fænø Gods afgiver til Fænø Gods i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Fænø Gods.

3. Fænø Gods indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Fænø Gods på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Fænø Gods serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Fænø Gods.
• Fra B2C og fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med almindelig korrespondance med gæster/kunder/leverandører.
• I forbindelse med brug af Fænø Gods digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Fænø Gods eventuelle kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Fænø Gods eventuelle nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, public relations, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med Fænø Gods eller afgiver tilbud til Fænø Gods.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning, der måtte være/blive opsat, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

4. Oplysninger som Fænø Gods indsamler

Fænø Gods indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Øvrige bank- og betalingsoplysninger – typisk som garanti for kreditgivning eller ved betaling af eksempelvis depositum.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik herunder også brugen af Fænø Gods eventuelle app og/eller andre digitale serviceydelser.
• Betalingshistorik
• Browserinformationer.
• Brugen af Fænø Gods eventuelle kunde/loyalitetsprogram.
• Billedinformation fra Fænø Gods sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Fænø Gods.
• Oplysninger fra Fænø Gods sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Fænø Gods
• Oplysninger fra Fænø Gods kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.
• Oplysninger fra kreditoplysningsbureauer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde/ leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Fænø Gods yderligere personoplysninger, som denne mener kan have betydning for Fænø Gods betjening og servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Fænø Gods dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Fænø Gods modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Fænø Gods i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Fænø Gods har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, bookingportal, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Fænø Gods vilkår og betingelser samt Fænø Gods persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

5. Betaling med betalingskort

Fænø Gods anvender Nets til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Fænø Gods er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer Fænø Gods de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 5 år, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

6. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Fænø Gods indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. et arrangement, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Fænø Gods indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Fænø Gods serviceydelser og produkter.
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Fænø Gods serviceydelser.
• Tilpasning af Fænø Gods markedsføring, public relations og øvrige kommunikation.
• Analyse og rapportering af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Fænø Gods samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration og vedligeholdelse af gæsters/kunders/leverandørers relation til Fænø Gods, herunder deltagelse i Fænø Gods eventuelle kunde/loyalitetsprogram, opdyrkning af nye kunder samt løbende samhandel.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen, regler for internetlogning og pasbekendtgørelsen.

7. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Fænø Gods vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Fænø Gods, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med ophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Fænø Gods behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en ophold, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Fænø Gods behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Fænø Gods forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Fænø Gods og kvaliteten af Fænø Gods serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Fænø Gods oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Fænø Gods alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, velbefindende og helbred etc.

I nogle situationer modtager Fænø Gods personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger eller booking for enkelt personer. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Fænø Gods vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Fænø Gods er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 6, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.

8. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Fænø Gods behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Fænø Gods har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Fænø Gods har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Fænø Gods ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Fænø Gods ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.
• Hvis nogle af de oplysninger, som Fænø Gods har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Fænø Gods. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Fænø Gods er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Fænø Gods om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Fænø Gods er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Fænø Gods, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Fænø Gods.

Skriftlig anmodning sendes til Fænø Gods, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1.

Fænø Gods vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende svar til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Fænø Gods vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Fænø Gods vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Fænø Gods tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

9. Sikkerhed

Fænø Gods beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Fænø Gods, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil. Fænø Gods kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Fænø Gods tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Fænø Gods underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Fænø Gods sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

10. Deling af personoplysninger

Vi viderebringer ikke oplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er nødvendig, for at vi kan rådgive og betjene dig, eller fordi det er nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende dansk lovgivning. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end de formål, som er beskrevet i denne Persondatapolitik.

Fænø Gods benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Fænø Gods indgår løbende databehandleraftaler med de af Fænø Gods leverandører/vores databehandlere, hvor dette iflg. Datatilsynet kræves, og hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau, hvad angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Fænø Gods udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, natur- og kulturvejledere, udbydere af turistattraktioner etc. Dette sker udelukkende efter aftale med gæsten/kunden med henblik på at kunne betjene og hjælpe gæsten/kunden bedst muligt i forbindelse med dennes planlægning af f.eks. ophold, besøg til turistattraktioner, forberedelse af transport mm.

Fænø Gods deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilken restaurant/ hotel eller hvilken afdeling i Skouboe Gruppen gæsten/kunden benytter sig af. Ligeledes som led i koncernens markedsføringstiltag under iagttagelse af derom gældende regler.

Fænø Gods er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed. Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• Bankforbindelser i forbindelse med administration af betalinger
• Inkasso og kreditoplysningsbureauer ved misligholdelse af betaling samt ved opslag i kreditoplysningsbureau.
• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger.

11. Sletning af personoplysninger

Fænø Gods sletter dine personoplysninger, når Fænø Gods lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Fænø Gods følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven. For at sikre korrekt håndtering af tilbagevendende kundeforhold, potentielle reklamationssager og garantiforpligtelser og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme oplysninger i op til fem år plus indeværende fra forretningsforholdet er ophørt.

12. Cookies

Fænø Gods anvender cookies. Yderligere oplysning om Fænø Gods cookiepolitik kan indhentes her: Cookiepolitik

13. Klage

Klage over Fænø Gods behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 – E-MAIL dt@datatilsynet.dk

14. Ændringer i persondatapolitikken

Såfremt Fænø Gods foretager ændringer i vores persondatapolitik, vil disse ændringer altid være opdateret på vores hjemmeside under menupunktet ”Persondatapolitik”. Vi anbefaler, at du løbende tjekker hjemmesiden under vores persondatapolitik for eventuelle ændringer.

15. Dokumentoplysning

Dette er 2018 versionen af Fænø Gods persondatapolitik opdateret den 25. maj 2018